Peppol

In het kort

• De verplichte uitgaande e-facturatie vanaf 1 januari 2026; Peppol is het netwerk waarover deze e-facturen verzonden en ontvangen worden.

• B2B-facturen: Verplicht via Peppol als de ontvanger btw-plichtig is én de gefactureerde handeling onderworpen is aan btw. In andere gevallen is dit optioneel.

• B2C-facturen: Geen verplichting. Consumenten beschikken niet over een Access Point om facturen te ontvangen.

• B2G-facturen (overheid): Verplicht via Peppol voor contracten vanaf € 3.000 excl. btw (tenzij anders vermeld in de opdrachtdocumenten). Federale aanbestedende overheden moeten de elektronische facturering sinds 1 maart 2024 ook opleggen onder € 3.000.

• De overheid erkent dat de overstap naar e-facturatie kosten met zich meebrengt. Daarom zijn er twee fiscale gunstmaatregelen ingevoerd.

• TaxTeam helpt u bij de overstap zodat u in orde bent met alle verplichtingen en digitale tools.

Wat is e-facturatie?

Elektronische facturatie, ook wel bekend als e-facturatie of e-invoicing, is een proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden, ontvangen, verwerkt en opgeslagen, in plaats van op papier.

In tegenstelling tot het traditionele papieren facturatieproces, waarbij facturen fysiek worden afgedrukt en per post worden verzonden, worden e-facturen digitaal gecreëerd, verzonden en verwerkt via elektronische systemen en netwerken.

Het verzenden van een factuur in pdf-formaat via e-mail wordt niet beschouwd als e-invoicing. Het automatiseringsaspect blijft daarbij achter, omdat het medewerkers zijn die de pdf factuur maken, lezen, beoordelen, versturen of invoeren.

Het essentiële kenmerk van e-invoicing is dat de factuur wordt opgeslagen in een digitaal formaat, een xml-bestand in gestructureerde UBL-formaat (Universal Business Language). Hierdoor kan de factuur sneller worden herkend, verwerkt en geïntegreerd door computersystemen, boekhoudsoftware en andere zakelijke toepassingen. Dit maakt een naadloze en efficiënte uitwisseling van factuurinformatie mogelijk tussen handelspartners.

Ik verstuur mijn facturen al via pdf, dat is toch ook een digitale factuur?

Nee, dat is een misverstand. Een pdf-factuur is misschien digitaal, maar het blijft een ‘platte’ afbeelding van je factuur. Je klant moet die nog steeds manueel verwerken. Vergelijk het met een foto van een contract versus een gestructureerd bestand waarin elk veld netjes op z’n plaats staat.

Echte e-invoicing gebeurt in een gestandaardiseerd formaat (zoals bv. UBL), en wordt verzonden via een beveiligd netwerk zoals PEPPOL. Daardoor kan je factuur automatisch verwerkt worden door de software van je klant, zonder dat er iemand iets moet overtypen of controleren.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd netwerk voor het versturen en ontvangen van e-facturen en andere zakelijke documenten. Je kan het vergelijken met een internationaal postnetwerk voor digitale facturen. In plaats van een factuur als pdf via e-mail te versturen, wordt deze via een gestandaardiseerd en veilig systeem direct naar de software van de ontvanger gestuurd. Dat voorkomt fouten, bespaart tijd en zorgt voor een efficiëntere verwerking.
Door het gebruik van een uniform formaat (zoals UBL, of Universal Business Language) kunnen facturen in veel gevallen automatisch verwerkt worden in verschillende boekhoud- en ERP-systemen, zonder dat er manuele tussenkomst nodig is.

Voor wie geldt deze verplichting?

Vanaf 2026 wordt e-facturatie in België ook voor B2B-facturen wettelijk verplicht. Bedrijven moeten vanaf dan hun facturen elektronisch versturen naar andere bedrijven, via het beveiligde PEPPOL-netwerk. Om dat mogelijk te maken, zal elk bedrijf zich moeten registreren op Peppol. Eens de registratie in orde is, kunnen elektronische facturen veilig verstuurd en ontvangen worden via dit netwerk. De nieuwe regels zijn van toepassing op:

• Alle Belgische btw-plichtige bedrijven die actief zijn in een B2B-context;

• Leden van btw-eenheden en Belgische vaste inrichtingen;

• Btw-plichtige leveranciers en afnemers, tenzij zij onder specifieke uitzonderingen vallen.

Uitzonderingen gelden bijvoorbeeld voor:

• Btw-plichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten;

• Leveranciers die vallen onder een forfaitaire regeling of failliet zijn.

De verplichting geldt voor alle leveringen van goederen en diensten die voor btw-doeleinden in België plaatsvinden.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

E-facturatie biedt tal van voordelen:

• Snellere betalingen: Het digitale proces zorgt voor een kortere doorlooptijd, wat een positieve impact heeft op de cashflow.

• Minder fouten: Digitale verwerking vermindert het risico op fouten die kunnen voorkomen bij handmatige gegevensinvoer.

• Verbeterde beveiliging: Via Peppol worden jouw elektronische facturen rechtstreeks naar de software van ontvanger gestuurd. Daarnaast biedt het beveiligde PEPPOL-netwerk niet alleen bescherming tegen het verlies van facturen tijdens verzending, maar ook tegen factuurfraude.

• Efficiëntie en kostenbesparing: Bespaar tijd en geld dankzij geautomatiseerde processen en lagere administratieve lasten.

Wat heb ik hiervoor nodig en wat kost dit?

Afhankelijk van je onderneming, je facturatie- en boekhoudingsprocessen zijn er verschillende oplossingen mogelijk. We hebben hieronder een aantal scenario’s uitgewerkt met de mogelijke oplossing.

Om inzicht te geven in de verschillende bundels en de prijssetting van Yuki en Lucy hebben we hieronder opgesomd welke mogelijkheden er zijn. Om de verschillende functies in detail te bekijken verwijzen we naar de infopagina’s van Yuki en Lucy.

Prijzen Yuki
Prijzen Lucy

Je stuurt en ontvangt facturen als bijlage in een e-mail. 

Je verkoopfacturen maak je voortaan op in Yuki of Lucy, afhankelijk van het pakket wat het beste past voor uw organisatie.

• Je hebt enkel nood om digitaal en Peppol conform verkoopfacturen op te maken? Dan is Lucy de beste en goedkoopste oplossing.

• Wil je graag de betalingen opvolgen van jouw verkoopfacturen en automatisch herinneren uitsturen voor je langdurig openstaande facturen? Geen probleem! Dan kan je de uitgebreidere licentie nemen van Lucy.

• Ben jij iemand op regelmatige basis in je boekhouding duikt en alles in detail opvolgt? Wil jij graag je processen van facturatie en herinneren automatiseren? Wil jij graag in 1 keer meerdere aankoopfacturen kunnen betalen? Dan raden wij aan om een betalende bundel te nemen van Yuki. De bundel naar keuze bekijken we dan samen in functie van de grootte van jouw boekhouding.

Je hebt een eigen facturatiepakket. 

Heb je een facturatiepakket dat al Peppol Conform is? Super! Het enige wat we dienen te doen is de koppeling leggen met Yuki en dan worden jouw verkoopfacturen automatisch opgeladen in Yuki.

Indien jouw facturatiepakket niet Peppol conform is, dan raden wij aan om een omschakeling te doen naar een pakket dat Peppol ondersteunt, zoals Yuki of Lucy. Heb je interesse in een ander pakket? Laat het ons weten zodat wij dit kunnen nakijken voor u.

Je hebt een eigen ERP-systeem. 

Heb je een eigen ERP-systeem? Je relatiebeheerder zal contact opnemen met jou om te controleren of dit ERP-systeem Peppol compliant is, en welke connectie er kan worden gemaakt met Yuki.

Wat met bonnetjes?

Deze blijf je aanleveren via de Yuki Assistant app op je telefoon. Deze kan je downloaden via de App store. Inloggen doe je met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord als op de website van Yuki.

Wat doet TaxTeam voor u?

Wij zetten Peppol op voor u op basis van uw noden en dossier en bieden een opleiding van het betreffende pakket aan.

Fiscale incentives

De overheid erkent dat de overstap naar e-facturatie kosten met zich meebrengt. Daarom zijn er twee fiscale gunstmaatregelen ingevoerd:

• Verhoogde kostenaftrek van 120% voor e-facturatie:

  • Voor zelfstandigen en kleine vennootschappen

  • Geldig voor directe kosten zoals abonnementskosten voor facturatiesoftware of advieskosten

  • Toepasbaar van aanslagjaar 2025 tot en met aanslagjaar 2028

• Verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale vaste activa:

  • Permanent van toepassing vanaf 1 januari 2025

  • Geldt voor digitale investeringen, voor facturatie, klantenbeheer, e-commerce en cyberveiligheid

Nieuwe boetes

De overheid heeft een boetebeleid ingevoerd voor het niet kunnen verzenden of ontvangen van facturen via het Peppol-netwerk. De tarieven zijn oplopend:

• € 1.500,00 voor de eerste schending

• € 3.000,00 voor de tweede schending

• € 5.000,00 vanaf de derde schending

De eerste vaststelling zal een waarschuwing zijn, maar vanaf de tweede keer wordt de boete geïnd. Deze boetes worden op kwartaalbasis bekeken.

Voor het niet-, het incorrect of onvolledig opmaken van een factuur zullen de boetes van toepassing zijn.